Wdrożenie systemu informatycznego BILLENNIUM© WORKFLOW SERVER umożliwia optymalizację procesów decyzyjnych w organizacji - jest skuteczną metodą obniżania kosztów operacyjnych oraz zwiększania wydajności pracy. Nasz produkt jest w pełni dostępny z poziomu zwykłej przeglądarki internetowej. Ponadto można korzystać z jego wszystkich funkcji z palmtopów lub innego typu urządzeń mobilnych.

Aktualnie, w obliczu bardzo ostrej konkurencji, przedsiębiorstwa nie mogą zaprzestać nieustającego poszukiwania oszczędności oraz optymalizacji własnych procesów biznesowych. Także instytucje administracyjne, które w swoich działaniach w przeważającej mierze opierają się na ściśle określonych, wieloetapowych procedurach, stają przed wymaganiami ciągłego podnoszenia efektywności i racjonalizacji kosztów.

Jak sprawić, aby wszystkie podejmowane przez pracowników działania były zgodne z przyjętymi procedurami, a następujące po sobie elementy zaplanowanych procesów wykonywane były we właściwej kolejności przez odpowiednie osoby? W jaki sposób można uniknąć sytuacji, w których pracownicy tracą cenny czas na poszukiwania niezbędnych im dokumentów w różnych archiwach lub przeglądają rozmaite bazy danych w celu zdobycia potrzebnych im informacji? W jaki sposób usprawnić pracę i obieg informacji o aktualnym stanie projektów w złożonych grupach pracowników? Jeżeli zastanawiają się Państwo nad tymi problemami - do czego także mogą zachęcić prezentowane poniżej wyniki badań - jest to dobry powód, aby zapoznać się z naszą ofertą.

Rysunek 1. Według badania zrealizowanego na zlecenie Microsoft w 2005 r. na próbie 38 tys. merytorycznych pracowników przedsiębiorstw z 200 krajów świata wynika, iż na każde przepracowane 45h pracownicy aż 17h spędzają bezproduktywnie. Zdaniem respondentów najważniejszym czynnikiem wpływającym na zwiększenie wydajności pracy jest możliwość szybkiego docierania do potrzebnych dokumentów, efektywne zarządzanie pocztą elektroniczną oraz wykorzystanie nowych technologii. Osoby, które w teście osiągnęły najwyższy współczynnik produktywności, zdobyły także najwięcej punktów w pytaniach dotyczących stosowania w ich pracy rozwiązań informatycznych.

WORKFLOW SERVER to system informatyczny pozwalający efektywnie zarządzać obiegiem dokumentów i spraw w organizacji, a także sterować przepływem informacji pochodzących z wielu rozproszonych źródeł. Dzięki temu jest niezwykle przydatnym narzędziem umożliwiającym trwałe obniżenie kosztów administracyjnych oraz zwiększenie wydajności pracy.

Rysunek 2. Wyszukiwanie informacji Odnajdywanie pożądanej informacji w zaledwie kilka sekund  - nie trać czasu na wertowanie stosu e-maili i dokumentów!

Obieg Dokumentów System WORKFLOW SERVER jest także łatwy w obsłudze. W prosty sposób definiowane są w nim poszczególne stany procesów, zdarzenia inicjujące kolejne kroki oraz dokumenty wymagane na każdym z etapów pracy. Użytkownikom przydzielane są uprawnienia dostępu do konkretnych dokumentów oraz do wykonywania czynności w ściśle określonym porządku i czasie. Wszystkie procesy decyzyjne modelowane są przy pomocy wygodnych - umożliwiających intuicyjną obsługę - narzędzi graficznych. Użytkownicy systemu posiadają do niego dostęp z niemal każdego miejsca na świecie poprzez Internet, ponieważ wszelkie funkcje WORKFLOW SERVER dostępne są w oknie zwykłej przeglądarki internetowej. Opcjonalnie WORKFLOW SERVER może zawierać w pełni z nim zintegrowany system obsługi klientów (Billennium© CRM) lub może być dostępny z poziomu urządzeń mobilnych, np. palmtopa.

 

Rysunek 3. Niezakłócona praca przedsiębiorstwa. Niech wyjazd na urlop nie blokuje pracy Twojej Organizacji! Konfigurowanie zastępstw, z możliwością kontroli przez przełożonego nie pozwoli na przestoje.

Rysunek 4. Dostęp do informacji. Ułatwiony dostęp do istotnych informacji związanych z procesem w oparciu o uprawnienia

Rysunek 5.Wielojęzykowy interfejs. Niech każdy użytkownik w Twoim zespole pracuje z dogodnym dla siebie językiem interfejsu - a wszystko to na jednej platformie!

KORZYŚCI Z WDROŻENIA

Dzięki zastosowaniu systemu WORKFLOW SERVER organizacja podnosi jakość obsługi swoich interesantów, a jej kontrahenci są bardziej zadowoleni ze współpracy.

POTENCJALNI ODBIORCY

NAJWAŻNIEJSZE CECHY SYSTEMU BILLENNIUM© WORKFLOW SERVER:

PRZYKŁADOWE WDROŻENIA SYSTEMU

1. Automatyzacja wniosków urlopowych.

Pracownik występuje do przełożonego z wnioskiem o urlop. W przypadku akceptacji wniosku inny wyznaczony pracownik zostaje poinformowany o zastępstwie, a wniosek trafia do działu kadr. W systemie informatycznym działu kadr wymiar przysługującego urlopu zostaje automatycznie pomniejszony o liczbę dni wpisaną na wniosku. Poszczególne etapy obiegu wniosków w systemie odpowiadają hierarchii struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. WORKFLOW SERVER pozwala na proste i szybkie przygotowanie wniosku, bez konieczności definiowania jednostek akceptujących, ponieważ system robi to automatycznie.

2. Automatyzacja procesu przyznawania limitu sumy ubezpieczenia w towarzystwie ubezpieczeniowym.

Potencjalny klient składa zapytanie ofertowe. W odpowiedzi na nie odpowiedni pracownik przedsiębiorstwa ubezpieczeniowego wyraża swoją opinię w tej sprawie, przekazując ją innemu pracownikowi towarzystwa uprawnionemu do podejmowania decyzji dotyczących sum nie przekraczających określonego poziomu, który po zapoznaniu się ze sprawą może następnie podjąć decyzję o przyznaniu nie przekraczającego tego poziomu limitu. Może również nie przyznać limitu lub przekazać sprawę dalej, jeżeli klient wniósł o większą kwotę. W tym ostatnim przypadku ze sprawą zapoznaje się pracownik wyższego szczebla, który może od razu podjąć decyzję o przyznaniu limitu do kolejnego określonego wyższego poziomu; odmówić przyznania limitu klientowi albo poszukać możliwości reasekuracji ubezpieczenia, jeżeli miałoby ono opiewać na kwotę przewyższającą także ten drugi poziom. Jeśli poszukiwania reasekuratora zewnętrznego okażą się pomyślne, klientowi zostanie przyznany wnioskowany przez niego limit.

3. Automatyzacja procesu delegacji.

Pracownik wypełnia wniosek delegacyjny, podając między innymi następujące informacje: cel i przewidywany czas podróży; środki transportu; projekt, którego delegacja dotyczy. Dzięki integracji z korporacyjnym systemem zarządzania projektami możliwy jest wybór takich, w których dany pracownik bierze udział, z listy wszystkich projektów prowadzonych w organizacji. Dokument przygotowany w ten sposób stanowi podstawę do wypłacenia diet oraz ewentualnej zaliczki na pokrycie dodatkowych kosztów delegacji. Po zakończeniu delegacji sekretariat działu, w którym zatrudniony jest delegowany pracownik, skanuje dostarczone dokumenty (faktury, raporty przebiegu kilometrów, itp.) i sprawa trafia do działu kadr oraz księgowości. Pracownik rozlicza pobraną zaliczkę w kasie dokonując wpłaty lub pobierając środki w odpowiedniej wysokości. Saldo może również zostać rozliczone przy kolejnej wypłacie wynagrodzenia.

Więcej informacji mogą Państwo znaleźć na dedykowanej stronie  http://wfs.billennium.pl/ bądź przez formularz kontakowy:

Formularz kontaktowy z Działem Handlowym

Imię i nazwisko (*)	Proszę wpisac imię i nazwisko.
Adres e-mail (*)	Nieprawidłowy adres email.
Nazwa firmy (*)	Wprowadź naze firmy.
Numer telefonu
Preferowana forma kontaktu	E-mailTelefon
Zapytanie (*)	Wprowadź treść zapytania
Wpisz znaki z obrazka	Błędny tekst